Societatea Româna de Stiinta Materialelor - Cresterea Cristalelor

Bucurest-Magurele, str.Fizicienilor nr.1

Raport de sinteza

privind

Conferinta Nationala de Materiale Noi

-editia a doua-

(Romanian Conference on Advanced Materials - RoCAM'97)

Organizata de Societatea Româna de Stiinta Materialelor - Cresterea Cristalelor

Introducere

-Organizatori, date generale

In perioada 24-26 Noiembrie 1997, in Aula Academiei Romane, Calea Victoriei nr.135, Bucuresti s-au desfasutat lucrarile Conferintei Nationale de Materiale Noi '97 ("ROMANIAN CONFERENCE ON ADVANCES MATERIALS - ROCAM'97",) prilej de reamorsare a dezbaterii problematicii impactului tehnologiilor de varf asupra dezvoltarii durabile a economiei nationale in vederea crearii conditiilor de aderare a Romaniei la Uniunea Europeana si adaptarii economiei romanesti la conditiile impuse de piata europeana.

Conferinta este organizata de Societatea Romana de Stiinta Materialelor - Cresterea Cristalelor, impreuna cu Institutul National de Cercetare-Dezvoltare pentru Fizica Materialelor, Universitatea Bucuresti si S.C. MATPUR S.A, sub auspiciile Academiei Romane, si si-a propus sa reuneasca specialisti din domenii largi ale stiintei materialelor.

Limba oficiala a Conferintei a fost limba engleza.

-Participanti; participarea internationala

In programul Conferintei au fost inscrise 138 de lucrari din care 18 lucrari invitate, 63 de comunicari orale si 57 lucrari poster. Dintre lucrarile invitate, 14 au fost sustinute de personalitati stiintifice de prestigiu din afara tarii.

Conferinta s-a desfasurat pe 7 sectiuni divizate in 25 subsectiuni si 3 sesiuni plenare:

1. Materiale monocrisraline: 20 lucrari

2. Materiale organice: 14 lucrari

3. Materiale ceramice: 42 lucrari

4. Materiale Compozite: 16 lucrari

5. Materiale semiconductoare si feroelectrice 15 lucrari

6. Nano-, cuasicreistale, fullerene: 14 lucrari

7. Subiecte speciale asupra materialelor metalice: 17 lucrari

Prin crearea unor sectiuni suplimentare fata de Conferinta anterioara, a avut loc o redistributie a lucrarilor catre sectiunile nou infintate. (de la monocristale si dimensionalitate redusa, catre organice, semiconductori, feroelectrici si metale). Totusi ramane remarcabila cresterea substantiala a lucrarilor privind materialele ceramice.

S-a remarcat cresterea numarului de unitati participante cu lucrari.

Participanti din afara tarii:

Desfasurarea

Actiuni preliminare

1. Definirea scopului Conferintei. Stabilirea organizatorilor nov.1996-ian.1997

2. Trimiterea invitatiilor preliminare in strainatate feb.1997

3. Difuzarea Circularei 1. mar.1997-mai.1997

4. Trimiterea invitatiilor oficiale de participare cu lucrari invitate iun.1997

5. Evaluarea rezumatelor iul.1997-sept.1997

6. Difuzarea circularei 2 oct.1997

7. Tiparirea Caietului cu rezumate si a Programului Conferintei nov.1997

8. Organizarea echipelor de lucru nov.1997

9. Desfasurarea Conferintei nov.1997

10. Evaluarea Lucrarilor trimise spre Publicare nov.1997-dec.1997

11.Tipatirea volumui cu lucrarile Conferintei dec.1997

Comitetul de organizare: Echipe de lucru.

1. Comitetul de coordonare

2. Echipa redactionala

3. Echipa pt. asigurarea transportului si cazarii

4. Echipa de asistenta tehnica

5. Echipa de primire a participantilor

6. Echipa pt. programul social

7. Echipa pt. bufet si cocktail

Obiectivele detaliate ale Comitetului de organizare:

-coordonarea si corelarea activitatilor echipelor; suplinirea absentelor sau a incapacitatilor temporare;

-stabilirea pe sectiuni a comisiilor de referenti pentru rezumate

-stabilirea comisiilor de referenti pe sectiuni pentru lucrarile ce urmeaza sa fie publicate

-impartirea pe sectiuni a lucrarilor primite

-analiza tehnica a lucrarilor

-distribuirea catre referenti a lucrarilor

-analiza concluziilor referentilor si stabilirea structurii programului pe sectiuni si categorii de lucrari: oral/poster

-identificarea unei modalitati optime de publicare a lucrarilor conferintei, care sa asigure si introducerea lor in circuitul international;

-identificarea unei tipografii convenabile pentru multiplicarea caietului de rezumate si a programului conferintei; incheierea unui contract de multiplicare

-definitivarea designului volumului de rezumate

-trimiterea spre multiplicare

-construirea programului detaliat al conferintei cu precizarea intervalului orar al fiecarei lucrari

-stabiliea design-ului Programului

-trimiterea la multiplicare a programului

-identificarea unor spatii de cazare gratuite sau ieftine si stabilirea aranjamentelor de cazare

-identificarea locului pentru masa invitatilor si a participantilor din provincie

-stabilirea echipei de transport si a voluntarilor ce vor pune la dispozitia organizatorilor masini

-stabilirea orarului de transport, si realizarea transporturilor:

transport materiale

transport invitati

-identificarea unui local decent si ieftin pentru organizarea dineului cu plata

-organizarea turului orasului pentru invitatii straini

-organizarea unor vizite individuale ale participantilor straini in laboratoare de interes

-organizarea unei miniexcursii pentru participantii straini

-transportul panourilor poster

-amenajarea spatiului pentru sesiunea de postere

-amenajarea spatiului pentru secretariatsi pentru primirea si inregistrarea participantilor

-organizarea "agitatiei vizuale"

-inregistrarea participantilor si distribuirea materialelor Conferintei fara blocaje inainte de deschiderea lucrarilor

-actualizarea programului conferintei functie de evenimentele neprevazute;

-difuzarea de invitatii la conferinta catre mass-media (cotidiene importante, agentii de presa, posturi de radio, posturi de televiziune)

-redacterea si difuzarea unui comunicat de presa

-organizarea bufetului in fiecare pauza (cu contributia materiala a sponsorilor)

-organizarea unui cocktail

-asigurarea unor facilitati pentru reprezentantii mass-media

-transportul invers al panourilor poster si a materialelor conferintei

-organizarea primirii lucrarilor propuse spre publicare

-analiza tehnica a lucrarilor propuse spre publicare

-distribuirea catre referenti a lucrarilor propuse

-analiza referatelor si definitifvarea listei de lucrari ca va fi publicata

-incheierea contractului de editere, multiplicare si difuzare a volumului cu lucrarile conferintei

-stabilirea unei liste cu institutiile din strainatate catre care vor fi trimise materialele conferintei (programul si volumul de rezumate)

-expedierea in strainatate a materialelor conferintei

-expedierea in strainatate a volumului cu lucrarile conferintei preferential catre biblioteci importante din tara si din strainatate

-realizarea si actualizarea periodica a paginii de WEB a Conferintei (pe serverul de la Academia Romana)

Date importante privind Conferinta

Numarul participantilor inregistrati (care au platit taxa de participare): 86

Numarul de invitati care au primit materialele conferintei 37

Numarul de participanti efectivi (evaluare) 195

Numarul de participanti din strainatate 16

Numarul de participanti din provincie 15

Nr. de unitati mass-media informate 20

Nr.de unitati mass-media care au trimis reprezentanti 5

Nr. de unitari mass media care au difuzat informatii (evaluare) 3

Nr.organisme ale autoritatilor publice locale sau centrale invitare 7

Nr.organizatiilor neguvernamentale invitate sa trimita delegati 3

Pagina de WEB a Conferintei:

http://www.acad.ro/events/RoCAM

Evaluarea rezultatelor Conferintei

Contacte

In spatiul de desfasurare a Conferintei au fost stabilite numeroase contacte intre specialistii din tara si din strainatate, realizandu-se cu aceasta ocazie un fructuos schimb de informatii, idei si opinii. Principalul castig a constat in realizarea contactelor intre invitatii din afara tarii si specialistiii români.

Schimb de informatii

Schimburile de informatii realizate se pot imparti in doua categorii: schimburi organizate si schimburi spontane. Schimburile organizate se refera la fluxul de informatii generat direct de prezentarea lucrarilor (prezentare plus intrebari si raspunsuri). Schimburile spontane se refera la comentariile dintre terti pe marginea lucrarilor prezentate si/sau pe subiecte colaterale. Apreciem ca schimburile organizate au fost extrem de consitente. Schimburile spontane sunt greu de evaluat datorita caracterului lor privat. Totusi se pot face evaluari asupra unor indicatori specifici cum ar fi numarul de contacte si discutii in grupuri de doua persoane, in grupuri de trei persoane, numarul de persoane prezentate altor persoane, etc. desi aceste aprecieri sunt subiective datorita modului de culegere a informatiilor (nu avem specialisti in astfel de evaluari). Putem afirma ca aceste schimburi au fost de 2-3 ori mai intense dacat la Conferinta anterioara. Aceste schimburi au fost stimulate de prezenta specialistilor din afara tarii. Limba engleza (limba oficiala a conferintei) a stimulat formularile precise ci concise, influentind in sens pozitiv eficienta schimbului de informatii. In mod paradoxal, desi limba straina se constitue ca o bariera in comunicatie, aceasta bariere filtreaza in mod preferential informatia redundanra si/sau nesemnificativa.

Organizarea bufetului gratuit si a unui "Wellcome party", a fost de natura sa stimuleze schimburile de informatii si cunoasterea reciproca a specilialistilor, cresterea increderii reciproce.

Analiza si preevaluarea unor proiecte de colaborare

Cea mai importanta parte a schimbului de informatii s-a canalizat in diractia analizei si preevaluarii unor proiecte de colaborare. Au fost stabilite aranjamente privind viitoare schimburi de informatii si probe cu invitatii din afara tarii, proiectandu-se si eventale schimburi de vizite.

Sugestii si propuneri privind sprijinirea de catre MCT a unor manifestari stiintifice.

In primul rand trebuie precizat ca anul acesta nu s-ar fi putut organiza Conferita fara sprijinul financiar al MCT.

Dificultatile de care s-au lovit organizatorii au fost in primul rand de ordin financiar. Iar principala problema a fost permanenta lipsa de lichiditate, care a incetinit ritmul de desfasurare a activitatilor de organizare. Situatia s-a imbunatatit in momentul in care MCT a deschis linia de finantare a Conferintei (cu o luna inainte de data de incepere). Tot lipsa de lichiditate nu a permis utilizarea integrala a sumelor contractate. Lipsa de lichiditate s-a datorat in special lipsei platii in avans a taxelor de participare. Nu ne-am putut permite sa respingem participarea la conferinta a unui numar mare se specialisti pe motiv ca nu si-au platit taxa in avans deoarece am fi adus atingere insasi scopului Conferintei.

Alte categorii de dificultati au rezultat din formarea echipelor de lucru numai cu voluntari (persoane care nu sunt platite si care, in paralel trebuie sa execute si sarcinile de serviciu).

• In concluzie sugeram MCT urmatoarele:

•   Facilitati financiare suplimentare:

• Incheierea contractului de finantare cu minim 6 luni inainte de desfasurarea conferintei;
• Eliberarea avansurilor cu minim 3 luni inainte de inceperea Conferintei;
• Cresterea valorii avansului total de la 30% la 50%.
• Realizarea unor plati privind conferinta (cum ar fi platile catre tipografie) direct de catre MCT in contul executantului lucrarii contractate de catre organizatorul conferintei.
• Includerea in cheltuielile care pot fi decontate, a unor servicii specifice de organizare a conferintelor executate de firme specializate.

• Realizarea de catre MCT a unei pagini de web dedicate conferintelor nationale, in care sa fie inclus calendarul lista evenimentelor si un minim de informatii utile cercetatorilor interesati. (inclusiv legaturi catre paginile de web ale conferintelor respective, si adrese ale organizatorilor)

Prezentul raport a fost inaintat catre MCT in aceasta forma. 

22-01-1998